De gode dagsordener og referater

Af Emma Gerken – Eg@klubvind.dk

Den gode dagsorden er med til at kvalificere beslutninger i din forening!
Det gode referat sikrer, at din idrætsforening husker, hvad I har aftalt.

KlubVind giver en guide til, hvordan din forening kan optimere sit mødemateriale. 

Dagsordenen sætter retning for mødet

En dagsorden har til formål at give et overblik over hvad I som forening ønsker at drøfte på mødet. Den gode dagsorden giver struktur og hjælper jer med at styre en stram tidsplan. Dagsordenen bevirker, at deltagerne har mulighed for at forberede sig inden mødet, hvilket sikrer, at de kommer bedre inputs og forslag – det vil i sidste ende gavne din idrætsforening!

6 tips til den gode dagsorden

1. En dagsorden opstilles typisk i punktform.

2. Angiv tidspunktet for mødet. Hvor og hvornår mødes I? Skriv ca. sluttidspunkt for mødet.

3. Start med de vigtigste punkter på dagsordenen. Punktet “Orientering” skal sidst på dagsordenen, så dette ikke sluger tid fra de andre punkter.

4. Skriv en uddybende tekst til punkterne, så deltagerne kan forberede sig bedre. Det er ikke tilstrækkeligt blot at skrive økonomi, men uddyb specifikt hvad I ønsker at diskutere i den sammenhæng.

5. Angiv bedste bud på hvor lang tid hvert punkt tager at drøfte. Skriv ud fra hvert punkt hvem som er ansvarlig. Hvem indleder punktet og ved noget om punktet.

6. Brug dagsordenen som en skabelon for referatet. Referenten kan tage sin computer med til mødet og hurtigt skrive beslutningsnoter til de specifikke punkter på dagsordenen.

Referatet giver overblik over beslutningerne

Referatet er en objektiv gengivelse af, hvad der er blevet drøftet og aftalt på et møde. Det gode referat gør det klart for alle – både deltagere på mødet og fraværende – hvad I har besluttet på mødet. Det gode referat skal informere om væsentlige beslutninger og forhold i den enkelte idrætsforening.

8 tips til det gode referat

1. Beslut inden mødet begynder hvem som påtager sig rollen som referent

2. Skriv kort og præcist.

3. Skab sammenhæng mellem referatet og punkterne på dagsordenen. Noter beslutninger særskilt under hvert punkt

4. Fremhæv overskrifter

5. Hold referatet objektivt. Referenten skal undgå egne personlige holdninger og kommentarer

6. Sæt en deadline i forhold til referatet. Referatet skal være aktuelt og offentliggøres umiddelbart efter mødet.

7. Gennemlæs referatet inden offentliggørelse.

8. Send referatet ud til modtagerne. Referatet sendes altid til bestyrelse, eventuelt også suppleanter og udøvende trænere. Mange idrætsforeninger vælger at offentliggøre referater på deres hjemmeside.